Metoda FIFO, LIFO, FEFO: Co to znaczy i jak się różnią?

Metody zarządzania zapasami stanowią kluczowy element efektywnego prowadzenia biznesu. Właściwe podejście do rotacji towarów może znacząco wpłynąć na rentowność przedsiębiorstwa, minimalizację strat oraz optymalizację procesów logistycznych. W artykule przyjrzymy się najpopularniejszym metodom zarządzania zapasami: FIFO, LIFO, FEFO oraz innym pokrewnym systemom, wyjaśniając ich znaczenie, zastosowanie oraz różnice między nimi.

Czym są metody zarządzania zapasami?

Metody zarządzania zapasami to uporządkowane systemy określające kolejność, w jakiej produkty są pobierane z magazynu i wprowadzane do sprzedaży lub produkcji. Ich głównym celem jest optymalizacja przepływu towarów, minimalizacja strat oraz zapewnienie odpowiedniej wyceny zapasów w księgowości. Właściwie dobrana metoda pozwala na:

Efektywne wykorzystanie przestrzeni magazynowej
Redukcję strat związanych z przeterminowaniem produktów
Optymalizację kosztów magazynowania
Prawidłową wycenę zapasów w dokumentacji finansowej

Wybór odpowiedniej metody zarządzania zapasami powinien być dostosowany do specyfiki branży, rodzaju przechowywanych produktów oraz wymogów prawnych obowiązujących w danym kraju.

FIFO – First In, First Out

Metoda FIFO (First In, First Out) opiera się na prostej zasadzie: towary, które pierwsze trafiły do magazynu, jako pierwsze go opuszczają. Jest to najbardziej intuicyjny i naturalny sposób zarządzania zapasami, przypominający kolejkę, w której osoby obsługiwane są według kolejności przybycia.

W praktyce oznacza to, że najstarsze partie produktów są sprzedawane lub wykorzystywane w pierwszej kolejności. Przykładowo, jeśli sklep spożywczy otrzymał dostawę mleka w poniedziałek i kolejną w środę, zgodnie z metodą FIFO, najpierw sprzedawane będzie mleko z poniedziałkowej dostawy.

Zalety metody FIFO:

Minimalizacja ryzyka przeterminowania produktów
Naturalny przepływ towarów
Dokładniejsze odzwierciedlenie aktualnej wartości zapasów w księgowości
Powszechna akceptacja przez organy podatkowe

Wady metody FIFO:

W okresach inflacji może prowadzić do wykazywania wyższych zysków podlegających opodatkowaniu
Wymaga dobrej organizacji przestrzeni magazynowej

LIFO – Last In, First Out

Metoda LIFO (Last In, First Out) jest przeciwieństwem FIFO. Zgodnie z tą zasadą, towary, które ostatnie trafiły do magazynu, jako pierwsze są z niego wydawane. Można to porównać do stosu dokumentów na biurku, gdzie najnowsze dokumenty, położone na wierzchu, są pobierane jako pierwsze.

W praktyce gospodarczej LIFO oznacza, że najnowsze partie produktów są sprzedawane lub wykorzystywane przed starszymi. Przykładowo, jeśli hurtownia materiałów budowlanych otrzymała dostawę cementu w poniedziałek i kolejną w środę, zgodnie z metodą LIFO, najpierw sprzedawany będzie cement ze środowej dostawy.

Zalety metody LIFO:

W okresach inflacji pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania
Może lepiej odzwierciedlać rzeczywisty koszt zastąpienia zapasów
Przydatna dla towarów niepodlegających szybkiemu zepsuciu

Wady metody LIFO:

Zwiększone ryzyko przeterminowania starszych zapasów
Nie jest akceptowana w wielu systemach rachunkowości (w tym w Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej)
W Polsce nie jest dopuszczona do stosowania w celach podatkowych

FEFO – First Expired, First Out

Metoda FEFO (First Expired, First Out) koncentruje się na terminie przydatności produktów. Zgodnie z tą zasadą, towary z najkrótszym terminem przydatności są wydawane z magazynu jako pierwsze, niezależnie od tego, kiedy trafiły do magazynu.

FEFO jest szczególnie istotna w branżach, gdzie przechowywane są produkty z określonym terminem przydatności, takie jak:

Artykuły spożywcze
Farmaceutyki
Kosmetyki
Chemikalia

W praktyce oznacza to, że jeśli sklep spożywczy posiada jogurty z datą ważności 10 maja i 15 maja, zgodnie z metodą FEFO, najpierw sprzedawane będą jogurty z datą ważności 10 maja, nawet jeśli trafiły do magazynu później niż druga partia.

Zalety metody FEFO:

Maksymalna redukcja strat związanych z przeterminowaniem
Zapewnienie klientom produktów z dłuższym terminem przydatności
Optymalizacja zarządzania produktami o krótkim terminie przydatności

Wady metody FEFO:

Wymaga zaawansowanych systemów śledzenia terminów przydatności
Może być bardziej pracochłonna w implementacji niż FIFO czy LIFO

Inne metody zarządzania zapasami

Oprócz trzech głównych metod, istnieją również inne systemy zarządzania zapasami, które mogą być stosowane w zależności od specyfiki biznesu:

HIFO – Highest In, First Out

Metoda HIFO (Highest In, First Out) zakłada, że w pierwszej kolejności wydawane są produkty o najwyższej cenie zakupu. Celem tej metody jest minimalizacja wartości zapasów na koniec okresu rozliczeniowego, co może być korzystne z perspektywy podatkowej. Jest szczególnie przydatna w branżach z dużymi wahaniami cen surowców lub towarów.

LOFO – Lowest In, First Out

LOFO (Lowest In, First Out) to przeciwieństwo HIFO. Zgodnie z tą metodą, w pierwszej kolejności wydawane są produkty o najniższej cenie zakupu. Podejście to może być stosowane, gdy firma chce wykazać wyższe zyski w krótkim okresie. Ta strategia sprawdza się w sytuacjach, gdy firma potrzebuje poprawić swoje wyniki finansowe, na przykład przed prezentacją dla inwestorów lub przy ubieganiu się o finansowanie.

Jak wybrać odpowiednią metodę dla swojego biznesu?

Wybór właściwej metody zarządzania zapasami powinien uwzględniać kilka kluczowych czynników:

1. Rodzaj produktów – dla towarów łatwo psujących się najlepiej sprawdzi się FEFO, podczas gdy dla produktów o długim terminie przydatności można rozważyć FIFO lub LIFO.

2. Przepisy prawne – w Polsce do celów podatkowych akceptowana jest głównie metoda FIFO, podczas gdy LIFO nie jest dopuszczona.

3. Cele finansowe – różne metody mogą wpływać na wykazywane zyski i wartość zapasów, co ma znaczenie dla sprawozdawczości finansowej.

4. Infrastruktura magazynowa – niektóre metody wymagają specyficznej organizacji przestrzeni magazynowej lub zaawansowanych systemów informatycznych.

5. Branża – niektóre sektory mają swoje specyficzne wymagania i praktyki dotyczące zarządzania zapasami.

Warto pamiętać, że wybrana metoda powinna być konsekwentnie stosowana i odpowiednio dokumentowana, aby zapewnić przejrzystość procesów logistycznych i zgodność z wymogami księgowymi.

Efektywne zarządzanie zapasami to sztuka balansowania między minimalizacją kosztów a zapewnieniem dostępności produktów. Wybór odpowiedniej metody może znacząco wpłynąć na rentowność przedsiębiorstwa, dlatego warto poświęcić czas na analizę specyfiki swojego biznesu i dobranie optymalnego rozwiązania. Pamiętaj, że najlepsza metoda to ta, która najlepiej odpowiada na wyzwania Twojej firmy i wspiera realizację jej strategicznych celów.